Termini e condizioni di servizio

• Fornitore: DentalFlow della Furthest Technologies.
• Servizio o DentalFlow: la piattaforma software accessibile da dentalflow.it, dall'app installabile e dall'app Android.
• Professionista: il medico odontoiatra che sottoscrive un piano Dentista o che opera all'interno di uno Studio.
• Studio: lo studio dentistico, singolo o associato, che sottoscrive il piano Studio e gestisce più Professionisti tramite uno o più utenti di segreteria.
• Cliente: il Professionista o lo Studio che sottoscrive un abbonamento. Il Cliente agisce nell'ambito della propria attività professionale e non è un consumatore.
• Paziente: la persona fisica invitata dal Cliente a usare gratuitamente l'area paziente.
• Dati del Cliente: tutti i dati inseriti nel Servizio dal Cliente o dai suoi Pazienti, inclusi i dati personali e relativi alla salute dei Pazienti.

DentalFlow è un software gestionale in modalità SaaS (software come servizio) che consente al Cliente di:

• gestire l'agenda degli appuntamenti di uno o più Professionisti e più sedi;
• gestire l'anagrafica dei Pazienti, note, documenti e immagini cliniche;
• inviare automaticamente ai Pazienti conferme, variazioni, annullamenti e promemoria degli appuntamenti via email e notifica;
• comunicare con i Pazienti tramite messaggi e condividere documenti attraverso l'area paziente;
• emettere documenti di fatturazione in formato PDF;
• usare funzioni di assistenza basate su intelligenza artificiale.

DentalFlow è uno strumento organizzativo: non è un dispositivo medico e non fornisce diagnosi, terapie o pareri clinici. Le risposte dell'assistente IA hanno carattere puramente informativo, possono contenere errori e devono sempre essere verificate dal Professionista, che resta l'unico responsabile delle scelte cliniche.

I documenti di fatturazione generati in PDF non sostituiscono la fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio né l'invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, che restano a carico del Cliente.

Per usare il Servizio occorre creare un account con dati veri, completi e aggiornati. Il Cliente dichiara di essere un professionista o una struttura sanitaria abilitata all'esercizio dell'attività odontoiatrica.

Le credenziali sono personali: il Cliente deve custodirle con cura, non condividerle e comunicare subito al Fornitore ogni uso non autorizzato. Il Cliente è responsabile delle attività svolte con i propri account e con quelli dei Professionisti e della segreteria che crea nel piano Studio.

Lo Studio può aggiungere e rimuovere Professionisti. Quando un Professionista viene rimosso, i dati della sua agenda restano associati al suo account personale; la segreteria dello Studio non vi ha più accesso.

L'area paziente è gratuita e accessibile solo su invito del Cliente. Il Paziente può chiedere in qualsiasi momento la chiusura del proprio account al proprio studio, che la inoltra al Fornitore.

Durante la fase di lancio il Servizio è fornito gratuitamente. L'attivazione degli account di Professionisti e Studi è soggetta ad approvazione del Fornitore, che può rifiutarla o revocarla a sua discrezione.

Il Fornitore potrà in futuro introdurre piani a pagamento: le condizioni economiche saranno comunicate con almeno 60 giorni di preavviso e si applicheranno solo previa accettazione esplicita del Cliente. In mancanza di accettazione il Cliente potrà ottenere la restituzione dei propri dati.

L'area paziente è e resterà gratuita per i Pazienti.

Il Cliente può disdire in ogni momento dalla pagina Abbonamento. La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato; gli importi già versati non sono rimborsabili, salvo quanto previsto dalla legge.

Il Fornitore può risolvere il contratto in caso di grave violazione di questi Termini, uso illecito del Servizio o mancato pagamento protratto, con comunicazione scritta.

Alla cessazione, per 60 giorni il Cliente può chiedere una copia completa dei propri dati in formato leggibile. Trascorso tale termine i dati vengono cancellati, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge e i backup tecnici, cancellati con i normali cicli di rotazione.

• Usare il Servizio nel rispetto della legge, del Codice di deontologia medica e della normativa sulla protezione dei dati personali.
• Fornire ai Pazienti l'informativa sul trattamento dei dati e raccogliere, ove necessario, il loro consenso, anche per l'invio di comunicazioni e per l'uso dell'area paziente.
• Inserire solo dati pertinenti e necessari e indirizzi email per i quali è autorizzato a inviare comunicazioni.
• Non caricare contenuti illeciti, malware o materiale che violi diritti di terzi.
• Non tentare di accedere a dati di altri Clienti, aggirare le misure di sicurezza o sovraccaricare il Servizio.
• Conservare autonomamente la documentazione clinica nei modi e per i tempi previsti dalla legge.

Il Fornitore si impegna a mantenere il Servizio disponibile in modo continuativo, salvo interventi di manutenzione (annunciati quando possibile), cause di forza maggiore o malfunzionamenti dei fornitori di infrastruttura. L'invio di email e notifiche dipende da servizi di terzi e dai dispositivi dei destinatari: il Fornitore non garantisce la ricezione di ogni singolo messaggio.

Il Fornitore esegue backup periodici dei dati. L'assistenza è fornita nei giorni lavorativi.

Il Fornitore può aggiornare e migliorare il Servizio; le modifiche che riducono in modo sostanziale le funzioni principali vengono comunicate con congruo preavviso.

Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde di danni indiretti o consequenziali, quali mancato guadagno, perdita di clientela, appuntamenti mancati o perdita di dati derivante da uso improprio delle credenziali da parte del Cliente.

La responsabilità complessiva del Fornitore per ogni pretesa connessa al contratto è limitata all'importo pagato dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento. Le limitazioni non si applicano in caso di dolo o colpa grave.

Il Cliente resta l'unico responsabile delle decisioni cliniche, dei contenuti inseriti e delle comunicazioni inviate ai Pazienti.

Il software, il marchio DentalFlow e i contenuti del sito sono di proprietà del Fornitore. Il Cliente riceve una licenza d'uso non esclusiva e non trasferibile per la durata dell'abbonamento.

I Dati del Cliente restano di proprietà del Cliente. Il Fornitore li tratta solo per fornire il Servizio, come descritto nell'accordo sul trattamento dei dati.

Per i dati personali dei Pazienti il Cliente è titolare del trattamento e nomina il Fornitore responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Accettando questi Termini il Cliente conferisce tale nomina alle condizioni seguenti.

• Oggetto e durata: trattamento necessario a fornire il Servizio, per la durata del contratto e fino alla restituzione o cancellazione dei dati.
• Categorie di dati: dati anagrafici e di contatto, appuntamenti, note, documenti e immagini cliniche, comunicazioni; dati relativi alla salute (art. 9 GDPR).
• Interessati: Pazienti, Professionisti e personale di segreteria del Cliente.
• Istruzioni: il Fornitore tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente, rappresentata dall'uso delle funzioni del Servizio, e non li usa per finalità proprie, pubblicitarie o di profilazione.
• Riservatezza: le persone autorizzate a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza.
• Sicurezza: cifratura delle connessioni (TLS) e dei dati a riposo, controllo degli accessi per ruolo, separazione dei dati tra Clienti, backup, registrazione degli eventi di sicurezza.
• Sub-responsabili: il Cliente autorizza i sub-responsabili elencati nell'informativa privacy. Il Fornitore comunica le modifiche con preavviso, così che il Cliente possa opporsi.
• Trasferimenti extra UE: avvengono solo con garanzie adeguate (decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework o clausole contrattuali standard).
• Assistenza: il Fornitore assiste il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati e negli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR.
• Violazioni: il Fornitore notifica al Cliente ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta.
• Fine del trattamento: alla cessazione il Fornitore restituisce e poi cancella i dati, come descritto nella sezione "Durata, disdetta e restituzione dei dati".
• Verifiche: il Fornitore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

Il Fornitore può aggiornare questi Termini. Le modifiche sostanziali vengono comunicate via email o nell'app almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore; se il Cliente non le accetta può disdire prima di tale data.

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia con i Clienti è competente il foro previsto dalla legge. Per i Pazienti che agiscono come consumatori resta competente il foro del loro luogo di residenza.